Description des attentes — Guide à l’intention des sociétés d’État soumises à un examen spécial

Description des attentes — Guide à l’intention des sociétés d’État soumises à un examen spécial

Table des matières

Message du vérificateur général du Canada

On nous pose souvent des questions sur la façon dont nous effectuons nos examens spéciaux – plus particulièrement sur ce que les sociétés d’État que nous auditons peuvent attendre de nous et ce que nous attendons d’elles. Le présent document vise à répondre à ces questions en présentant :

Dans le cadre de ses travaux, le Bureau du vérificateur général du Canada s’efforce, d’une part, de promouvoir le respect, la confiance et l’intégrité dans ses relations avec les entités et, d’autre part, de maintenir son indépendance, son professionnalisme et son objectivité.

Notre but principal est de mieux servir le Parlement et le conseil d’administration des sociétés d’État en veillant à ce que les rapports d’examen spécial et les recommandations qui en découlent soient équitables et objectifs, et à ce qu’ils soient perçus comme tels par les personnes chargées d’apporter les changements que nous proposons. Nos recommandations visent à améliorer les moyens et les méthodes mis en œuvre par les sociétés d’État dans le but de protéger les biens publics, d’utiliser les ressources de façon économique et efficiente, et de mener leurs activités efficacement.

J’espère que le présent guide s’avérera une source d’information utile pour les représentants des sociétés d’État et qu’il favorisera des rapports fructueux et respectueux entre les sociétés d’État et le personnel du Bureau du vérificateur général.

Le vérificateur général du Canada,

Michael Ferguson, CPA, CA
FCPA, FCA (Nouveau-Brunswick)

1. Introduction aux examens spéciaux

Pour certaines sociétés d’État, la Loi sur la gestion des finances publiques prévoit que le BVG et un autre examinateur agiront à titre de co-auditeurs. Dans de tels cas, les deux examinateurs produisent un rapport conjoint sur les résultats de l’examen spécial, et chacun a la responsabilité de l’examen entier.

Un examen spécial est une des formes d’audit qu’effectue le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG). Les examens spéciaux sont exigés par la Loi sur la gestion des finances publiques. Dans le cadre d’un audit d’états financiers, l’objectif est de fournir une opinion sur la présentation fidèle des états financiers de la société, en conformité avec les principes comptables généralement reconnus. Dans le cadre d’un examen spécial, le BVG formule une conclusion quant à savoir si les moyens et les méthodes de la société d’État qui ont été sélectionnés aux fins de l’examen donnent une assurance raisonnable que :

Les éléments ci dessus sont les objectifs de contrôle législatifs. La Loi sur la gestion des finances publiques exige des sociétés d’État et de chacune de leurs filiales à cent pour cent qu’elles maintiennent des moyens et des méthodes qui fournissent l’assurance raisonnable que ces objectifs ont été atteints.

Les examens spéciaux sont planifiés, et exécutés, et leurs résultats communiqués en conformité avec les normes d’audit professionnelles et les politiques du Bureau du vérificateur général du Canada. Ils sont réalisés par des auditeurs professionnels qui :

Le public cible d’un rapport d’examen spécial est le Parlement, même si le rapport est adressé au conseil d’administration de la société d’État et rendu public par cette dernière. Les examens spéciaux contribuent à la reddition de comptes par le gouvernement devant le Parlement et la population canadienne.

Les examens ne mettent pas en question le bien fondé des politiques publiques ou des sociétés d’État. Ils servent plutôt à établir si une société d’État dispose de moyens et méthodes qui lui permettent d’obtenir l’assurance raisonnable que les objectifs de contrôle législatifs sont atteints.

Aux termes du paragraphe 138(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, « Chaque société d’État mère fait procéder à un examen spécial de ses opérations et de celles de ses filiales à cent pour cent afin de déterminer si, dans la mesure du possible, [...] ». Cela signifie que la société doit indiquer qu’elle accepte d’être soumise à un examen spécial en signant la Lettre de mission et au sujet du secret professionnel de l’avocat que lui fera parvenir le Bureau du vérificateur général du Canada.

Il incombe à la société d’État de faire procéder à un examen spécial au moins une fois tous les dix ans. Un examen spécial additionnel peut être exécuté, au besoin, avant la fin de la période de dix ans fixée par la Loi. De plus, le gouverneur en conseil, le ministre de tutelle, le conseil d’administration d’une société d’État ou le vérificateur général pourraient demander un examen additionnel. Si cet examen est demandé par le vérificateur général, l’équipe qui en est chargée communique l’intention du Bureau de mener un examen spécial en faisant parvenir à la société d’État la Lettre de mission et au sujet du secret professionnel de l’avocat.

L’examen spécial fait intervenir les personnes suivantes :

Équipe d’audit — Équipe d’auditeurs chargée de réaliser un audit et d’en rendre compte au responsable de mission. Les équipes d’audit peuvent comprendre des membres contractuels.

Auditeur — Membre d’une équipe d’audit qui peut être un employé du BVG ou un contractuel affecté à l’équipe d’audit.

Directeur principal chargé de l’entité — Un directeur principal au sein du BVG qui s’est vu confier le rôle de premier agent de liaison ou de personne-ressource entre le Bureau et une entité auditée. Le directeur principal chargé de l’entité assure la coordination avec les autres équipes du BVG lors d’audits qui touchent l’entité dont il a la responsabilité.

Premier auditeur — Habituellement, un directeur de mission au sein du BVG qui est chargé de gérer au jour le jour la mission d’audit et l’équipe d’audit.

Responsable de mission — Habituellement, un directeur principal d’audit au sein du BVG qui est responsable de l’ensemble des examens spéciaux. Le responsable de mission gère l’ensemble du cycle d’audit, et veille à la qualité des produits d’audit élaborés par l’équipe.

D’autres personnes peuvent également être appelées à intervenir dans un examen spécial :

Conseiller — Personne réputée comme étant un chef de file dans un domaine de spécialisation et qui est choisie par l’équipe d’audit pour formuler des avis – mais non prendre des décisions – sur la portée et l’importance des questions d’audit, les secteurs d’examen, les risques identifiés et l’étendue de l’audit. Les conseillers peuvent être choisis tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du BVG, en fonction de leurs compétences, de leur expertise, de leurs connaissances dans un domaine précis et de leur expérience.

2. Étapes de l’examen spécial

Un examen spécial comprend trois étapes :

Étape de la planification

À l’étape de la planification, l’équipe d’audit acquiert une connaissance appropriée de la société d’État, des moyens et des méthodes devant faire l’objet de l’audit ainsi que des problèmes auxquels société fait face. A cette étape, l’équipe d’audit procède à des demandes d’information pour acquérir une bonne compréhension de la société à auditer. De fait, les normes d’audit imposent des demandes spécifiques d’information. En se fondant sur cette connaissance, l’équipe d’audit élabore une stratégie d’audit, qui comprend un plan d’examen spécial et des programmes d’audit. L’équipe cerne ses besoins initiaux en matière d’information et précise les secteurs au sein de l’entité ainsi que les lieux ou les sites où elle compte effectuer une recherche préliminaire des faits. Cette information sert à établir la stratégie d’audit.

Les objectifs de contrôle législatifs étant assez vastes, il ne serait pas pratique ni même nécessaire d’examiner l’ensemble des moyens et des méthodes d’une société d’État. L’une des premières tâches du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) à l’étape de la planification d’un examen spécial consiste à décider quels moyens et méthodes sont essentiels pour atteindre les objectifs de contrôle législatifs. Les moyens et les méthodes essentiels sont sélectionnés en appliquant une stratégie axée sur les risques, par laquelle l’équipe chargée de l’examen spécial :

À partir de ses connaissances et de son expérience, et à la lumière des consultations menées auprès de la société auditée, l’équipe d’audit élabore sa stratégie d’audit, qui comprend un plan d’examen spécial et des programmes d’audit.

L’équipe d’audit rencontrera le comité d’audit pour discuter du plan d’examen spécial, y compris l’objectif d’audit et les critères par rapport auxquels les moyens et les méthodes de la société seront évalués, l’échéancier prévu pour les principales communications et les étapes de l’examen spécial. Elle répondra aussi à toutes les questions que pourrait avoir le comité d’audit concernant l’étape de l’exécution de l’examen. Si des changements sont apportés au plan d’examen spécial, l’équipe représentera le plan ou un addenda au comité d’audit, qu’il pourra rencontrer de nouveau, au besoin. Le plan n’a pas à être approuvé officiellement, mais il est d’usage que le comité d’audit adopte une résolution à cette fin.

L’équipe définit aussi les informations dont elle a besoin au départ et précise les secteurs de l’entité et les emplacements ou les sites où elle prévoit effectuer une recherche préliminaire de faits.

Avis envoyé à la société — Pour lancer l’examen spécial, le BVG envoie au premier dirigeant de la société d’État (tel que le directeur général) une lettre de mission et au sujet du secret professionnel de l’avocat. Par cette lettre, le BVG avise officiellement le premier dirigeant de la société de son intention de réaliser un examen spécial et lui demande de lui donner accès à l’information et aux employés en temps opportun. En vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, le BVG peut demander accès notamment aux documents protégés par le secret professionnel de l’avocat ou protégés autrement. La communication de tels documents par la société d’État n’équivaut pas à une renonciation à tout privilège qui serait rattaché à ces documents. La société devra confirmer par écrit sa compréhension des termes et des conditions de la mission communiqués dans la lettre dans les deux ou trois semaines suivant sa réception.

Étape de l’examen

L’équipe d’un examen spécial exprime une conclusion indépendante quant à savoir s’il existe une assurance raisonnable qu’une société d’État dispose des moyens et des méthodes pour atteindre ses objectifs de contrôle législatifs. Cela signifie que le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) doit recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour pouvoir exprimer une opinion sur les moyens et les méthodes de la société qui ont été sélectionnés aux fins de l’examen. Non seulement il doit vérifier que les moyens et les méthodes sont bien conçus, mais il doit également s’assurer qu’ils fonctionnent comme prévu pour atteindre les objectifs de contrôle législatifs. En conséquence, durant l’examen, la société peut s’attendre à ce que l’équipe chargée de l’audit lui demande des documents et souhaite mener des entrevues dans le but de recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour pouvoir appliquer les critères d’évaluation. Cela signifie également demander des documents et effectuer des entrevues auprès de la fonction d’audit interne de la société, comme le mentionne le plan d’examen spécial.

Dès le début de cette étape, l’équipe fait part de son intention d’utiliser les travaux effectués par le service d’audit interne de la société ou pour le compte de celui-ci.

Étape du rapport

L’équipe d’audit présente officiellement, par écrit, les constatations par rapport aux critères utilisés, les conclusions par rapport à l’objectif d’audit et les recommandations en rapport avec l’objectif d’audit. Elle rédige ainsi deux ébauches clés du rapport d’audit que l’entité est invitée à commenter :

Conformément à l’alinéa 139(2)a) de la Loi sur la gestion des finances publiques, chaque rapport d’examen spécial doit comporter un énoncé indiquant si, selon l’examinateur, compte tenu des critères établis, il peut être garanti que, dans la mesure du possible, les moyens et méthodes étudiés n’ont pas de défauts graves. L’énoncé de l’opinion est le fondement de la conclusion par rapport à l’objectif d’audit et elle est incluse dans le paragraphe de conclusion du rapport d’audit.

Avant la publication du rapport définitif, le BVG donne à la société d’État la possibilité d’examiner les ébauches et de faire des commentaires pour valider les faits et fournir des réponses aux recommandations, lesquelles seront intégrées à la version définitive du rapport.

Après avoir reçu les réponses de la direction au sujet des recommandations formulées dans l’ébauche de rapport du PX l’équipe d’audit fait parvenir au comité d’audit l’ébauche de transmission, qui renferme les réponses, avant que le rapport soit envoyé au conseil d’administration. Les membres du comité d’audit ont ainsi la possibilité de poser des questions au BVG pour mieux comprendre le rapport et être ensuite en mesure de conseiller le conseil d’administration. Le BVG invite le comité d’audit à jouer un rôle actif pour ce qui est d’examiner et d’évaluer la pertinence des réponses de la direction ainsi que de fournir des commentaires.

Après avoir intégré les commentaires reçus à la version définitive du rapport d’examen spécial, l’équipe qui en est chargée présente le rapport définitif au conseil d’administration de la société.

Étape de la planification

À l’étape de la planification, la société

Après avoir reçu la lettre de mission et au sujet du secret professionnel de l’avocat, le premier dirigeant de la société devrait convenir par écrit que la société respectera la confidentialité des documents contrôlés du BVG qui seront remis au cours de l’audit. Cette lettre confirme que la société accédera à toute demande que fera le BVG pour consulter les documents pertinents dont la société a la garde, y compris les documents protégés par le secret professionnel de l’avocat.

À la fin de l’étape de planification, la société examinera le plan d’examen spécial et approuvera le caractère valable des critères retenus pour évaluer si l’objectif d’audit a été atteint.

La société désigne un agent de liaison auprès du BVG pour l’audit. Cette personne :

L’agent de liaison doit aussi informer les employés de la société quant à l’objet, à la nature et au calendrier de l’audit.

Étape de l’examen

Les représentants de la société revoient et approuvent les comptes rendus de réunions et d’entrevues préparés par le BVG si ce dernier indique qu’il a l’intention de les utiliser comme éléments probants dans le cadre de l’audit. Cette approbation doit normalement être fournie dans les cinq jours ouvrables qui suivent la demande.

Étape du rapport

La société doit examiner les ébauches de rapport, valider les faits et répondre aux recommandations formulées, le cas échéant. Elle doit aussi confirmer qu’elle a fourni au BVG toute l’information qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit.

Étape de la planification

L’équipe d’audit et les représentants de l’entité examinent ensemble le calendrier et les étapes clés de l’audit en vue de déterminer si des modifications doivent y être apportées. Le cas échéant, les parties discutent de la meilleure façon d’ajuster les dates d’échéance, de manière à ce que le BVG puisse produire des rapports de qualité tout en respectant son calendrier de production et les échéances fixées dans la Loi sur la gestion des finances publiques.

L’équipe d’audit s’entend avec les représentants de la société sur la façon dont le BVG communiquera les résultats de l’audit aux cadres supérieurs, au comité d’audit et au conseil d’administration de la société.

Réunion d’introduction — L’équipe d’audit tient une réunion d’introduction avec les représentants de la société, y compris le premier dirigeant si nécessaire :

Avant la tenue de la réunion, l’équipe d’audit communique à la société les principaux sujets de discussion. Les responsables au sein de la société veillent à ce que les représentants concernés de la société assistent à cette réunion.

Réunions et séances d’information de l’audit — Le niveau hiérarchique des représentants de la société qui participent aux réunions et aux séances d’information de l’audit dépend des sujets de discussion et de la disponibilité des personnes.

Afin d’encourager une communication continue, l’agent de liaison de la société devrait avoir l’autorisation et la responsabilité :

Le BVG donne à la société la possibilité de discuter du plan d’examen spécial proposé

Étape de l’examen

Les représentants de la société discutent des questions avec l’équipe d’audit et signalent tous les changements en cours. Ils sont préparés à répondre aux questions sur les sujets principaux qui ont fait l’objet de discussions avec l’équipe au cours des réunions.

L’équipe d’audit informe périodiquement les représentants et la haute direction de la société de ses constatations tout au long de cette étape et veille à obtenir les vues du premier dirigeant.

Les représentants de l’entité participent aux séances d’information afin :

Étape du rapport

Le responsable de mission du BVG propose normalement de consulter les cadres supérieurs de la société à des moments décisionnels clés durant l’audit.

Avant la fin de l’étape de l’examen, le BVG s’entend avec les représentants de la société sur la façon dont il communiquera les résultats. On s’attend à ce que les cadres supérieurs concernés de la société participent à ces séances d’information.

L’équipe d’audit propose aux cadres supérieurs de la société de tenir des séances d’information afin de solliciter leurs points de vue sur la validité et l’exhaustivité des éléments probants, des constatations, de la conclusion et des recommandations de l’audit, y compris les mesures correctives à prendre. Le BVG déploie tous les efforts possibles pour régler les différends rapidement, de manière professionnelle et respectueuse.

À la fin de l’étape de la planification, le BVG fournit à la société un plan d’examen spécial, qui contient les éléments suivants :

Objectif, étendue et critères

L’objectif de l’examen spécial est de déterminer si les moyens et les méthodes que le BVG a choisi d’examiner procurent à la société une assurance raisonnable que ses actifs sont protégés et contrôlés, que ses ressources sont gérées de manière économique et efficiente et que ses activités sont menées avec efficacité, selon les termes de l’article 138 de la Loi sur la gestion des finances publiques. L’équipe du BVG rencontre les représentants de la société pour discuter du plan d’examen spécial.

Lorsque le plan d’examen spécial est prêt, l’équipe d’audit le communique au premier dirigeant de la société et lui demande de reconnaître par écrit, dans les délais établis, le caractère approprié des critères d’audit qui serviront à l’évaluation de la société. L’équipe soumet ensuite le plan au comité d’audit.

Changements importants

L’équipe informe la société, par écrit, de tous les changements importants apportés au plan d’examen spécial et transmet à la société un plan révisé, s’il y a lieu.

Si les changements apportés modifient la position de la société au sujet du caractère approprié des critères, les représentants de la société doivent en informer le BVG.

Différends non réglés

Le BVG fait part, en fournissant des explications appropriées dans le rapport d’audit, de tout différend non réglé, le cas échéant, au sujet des critères.

L’équipe d’audit demande à la société de lui faire parvenir ses commentaires, par écrit, sur l’ébauche du directeur principal (PX). L’équipe d’audit est aussi tenue de demander à la société une confirmation écrite du fait que cette dernière a fourni toute l’information dont elle a connaissance et qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion du rapport d’audit (cela exclut l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet).

L’équipe d’audit demande également à la société ses réponses provisoires aux recommandations (modifiées, s’il y a lieu, pour tenir compte des discussions qui ont eu lieu).

L’équipe d’audit donne un accès électronique à une version protégée de l’ébauche du rapport :

Discussions au sujet de l’ébauche du rapport

L’équipe d’audit peut devoir rencontrer les représentants de la société afin de discuter de leurs commentaires. Les dates de ces réunions doivent être choisies de façon à respecter le calendrier de production des rapports du BVG.

Au besoin, le responsable de mission du BVG rencontre le premier dirigeant ou d’autres cadres supérieurs pour discuter de l’ébauche, y compris du caractère approprié des recommandations proposées et des réponses possibles à ces recommandations.

Attentes à l’égard de la société

La société doit :

Mise à jour du rapport

Après un examen approfondi, l’équipe révise l’ébauche du PX, au besoin, en tenant compte des discussions et des commentaires reçus :

Si nécessaire, le premier dirigeant ou la personne qu’il désigne rencontre le responsable de mission pour tenter de régler les questions en suspens soit en trouvant une entente, soit en établissant une compréhension mutuelle claire des points de divergence pour lesquels aucune entente n’a pu être établie.

Validation des faits

Le BVG s’efforce d’obtenir des représentants de la société la validation des faits afin de garantir l’exactitude, la pertinence et l’exhaustivité des éléments probants à mesure qu’ils sont recueillis.

Plusieurs réunions avec les représentants de la société peuvent s’avérer nécessaires pour obtenir un accord sur les faits recueillis au cours de l’étape de l’examen et des travaux sur place.

Lors de la validation des faits, la direction de la société (notamment ses cadres supérieurs) doit examiner tous les faits énoncés et apporter les corrections nécessaires, éléments probants à l’appui, si elle constate :

Les responsables de la société doivent examiner l’ébauche du PX et faire connaître leur position sur tous les faits sur lesquels il y a divergences de vues, en fournissant tous les éléments probants que la société auditée possède.

L’équipe d’audit prépare l’ébauche de transmission du comité d’audit. Cette ébauche :

Un accès électronique à une version protégée de l’ébauche du rapport est donné aux destinataires identifiés et à l’agent de liaison de la société auprès du BVG.

L’ébauche de transmission du comité d’audit est soumise dans une seule langue officielle ou dans les deux langues officielles (selon l’entente conclue avec la société à l’étape de la planification).

Attentes à l’égard du comité d’audit

Le comité d’audit doit :

Traduction du rapport

Le rapport d’examen spécial définitif est présenté au conseil d’administration dans les deux langues officielles. Si la direction et le comité d’audit de la société en font la demande à l’étape de la planification, l’ébauche du rapport du PX et l’ébauche de transmission du comité d’audit seront aussi présentées dans les deux langues officielles.

Des commentaires additionnels ou des approbations ne sont pas requis.

Différends non réglés

Le cas échéant, le BVG fait part dans le rapport d’audit, en fournissant des explications appropriées, de tout différend non réglé au sujet de la validité des faits ou de tout problème relatif à sa tentative d’obtenir, de la part de la société, une confirmation du fait que cette dernière a fourni toute l’information dont elle a connaissance et qui lui a été demandée ou qui pourrait avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion formulées dans le rapport d’audit (cela exclut l’information classifiée comme documents confidentiels du Cabinet).

3. Recommandations et réponses

Les rapports d’examen spécial comprennent souvent des recommandations qui indiquent aux sociétés les changements positifs qu’elles peuvent apporter pour corriger les défauts les plus graves signalés dans le rapport. Ces recommandations traitent des secteurs où le risque pour la société est important si les défauts ne sont pas corrigés.

Les recommandations formulées doivent :

Pendant l’étape de l’examen d’un examen spécial, l’équipe d’audit offre périodiquement aux représentants de la société (et à la haute direction au besoin) des séances d’information sur les constatations qui se dégagent de l’audit.

L’équipe encourage également les discussions à propos des recommandations proposées, au fur et à mesure qu’elles sont formulées, et sollicite les vues sur les mesures correctives nécessaires.

À la fin de l’étape de l’examen, l’équipe d’audit sollicite les vues des représentants de la société afin d’élaborer des recommandations clairement formulées et axées sur l’application de mesures concrètes.

Cela donne à la société suffisamment de temps pour préparer des réponses et élaborer un plan d’action. L’équipe demande au premier dirigeant ou à d’autres cadres supérieurs de lui faire part de leurs points de vue afin de s’assurer que les recommandations sont concrètes et réalistes.

L’ébauche du directeur principal (PX) remise à la société renferme toutes les recommandations provisoires. Dans la lettre qui accompagne l’ébauche du PX, le responsable de mission du BVG offre au premier dirigeant ou à d’autres cadres supérieurs l’occasion de se rencontrer pour discuter des recommandations. La discussion devrait porter, entre autres, sur le caractère approprié et réaliste des recommandations provisoires et sur les réponses probables de l’entité à celles-ci.

Dans cette lettre, l’équipe demande à la direction de la société de lui communiquer, par écrit, une ébauche de la réponse officielle aux recommandations. La lettre indique également à la société le délai qui lui est accordé pour répondre aux recommandations.

L’ébauche suivante, à savoir l’ébauche de transmission du comité d’audit, renferme le texte complet du rapport, y compris les recommandations et les réponses provisoires de la société. L’équipe demande au président du comité d’audit de confirmer, par écrit, que les faits présentés dans le rapport sont exacts et de fournir des commentaires sur les points de divergence, le cas échéant. L’équipe demande aussi au président du comité d’audit de confirmer que les réponses données aux recommandations (dans les deux langues officielles) sont définitives.

Les réponses aux recommandations n’ont pas pour objet de contester les constatations de l’audit. L’équipe d’audit et la société doivent tenter de régler tout différend. Si cela n’est pas possible, la société qui n’accepte pas une recommandation doit dans sa réponse expliquer les raisons de ce désaccord. La réponse qu’elle fournira sera intégrée au rapport.

Si, au moment de l’envoi de l’ébauche de transmission du comité d’audit, une question n’a pas été résolue, l’équipe doit la porter à l’attention du vérificateur général adjoint. Si le délai prescrit n’est pas respecté, le rapport pourrait être présenté au conseil d’administration et publié sans les réponses de la société.

Il est probable que les parlementaires accueilleront plus favorablement des réponses claires et concises présentant des mesures détaillées et des échéances précises.

Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) a établi certaines conditions à l’égard du contenu et de la publication des réponses de la société. Ainsi, il n’inclura pas dans le rapport définitif :

Le BVG détermine si le libellé des réponses de la société est approprié et suffisant, et la réponse doit :

Les réponses définitives à l’ébauche de transmission du comité d’audit, dans les deux langues officielles, doivent être reçues avant la date d’échéance fixée par le BVG afin d’être incluses dans le rapport définitif destiné au conseil d’administration.

En publiant la réponse de la société à une recommandation, le BVG donne à cette dernière l’occasion d’indiquer au Parlement si elle accepte la recommandation et de décrire les mesures qu’elle compte prendre à cet égard ainsi que le calendrier de mise en œuvre.

Le BVG se réserve le droit :

L’équipe d’audit informe la société de tout changement important apporté aux réponses définitives.

4. Distribution du rapport

La Loi sur la gestion des finances publiques (la Loi) oblige le conseil d’administration de la société à présenter le rapport d’examen spécial au ministre de tutelle et au président du Conseil du Trésor dans les 30 jours suivant sa réception, et à le mettre à la disposition du public dans les 60 jours suivant sa réception. Les dates exactes de distribution devraient être discutées avec l’équipe d’audit du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG). Le plan d’examen spécial précisera les dates clés de distribution du rapport.

Quand la société rend public le rapport d’examen spécial, l’équipe d’audit doit s’assurer que le rapport est reproduit avec exactitude et que toute autre information qui accompagne le rapport respecte le contenu du rapport et ne nuit pas à sa crédibilité. La Loi sur la gestion des finances publiques ne précise pas comment rendre public un rapport d’examen spécial. Néanmoins, peu importe le mode de publication choisi, le BVG se doit de revoir le rapport avant qu’il soit publié.

Rapport publié sur le site Web de la société — Lorsqu’une société d’État compte afficher le rapport d’examen spécial sur son site Web, l’équipe chargée de l’examen spécial doit lui fournir la version électronique du rapport sous forme de fichier PDF inaltérable, avec indexation, prêt pour l’affichage sur le site Web. L’équipe chargée de l’examen spécial comparera la version affichée sur le site Web au rapport original pour déterminer s’il a été reproduit avec exactitude. Toutefois, le BVG n’est pas tenu de faire le suivi des modifications apportées par la suite au site Web de la société.

Rapport publié sous forme imprimée — Lorsqu’une société d’État compte rendre public en version papier le rapport d’examen spécial, l’équipe d’audit doit lire l’ébauche ou les épreuves avant l’impression du document. Ensuite, l’équipe doit comparer le document imprimé avec le rapport présenté initialement pour déterminer s’il a été reproduit avec exactitude.

Qu’il soit sur support électronique ou papier, le rapport d’examen spécial doit être d’une qualité équivalente à celle du rapport délivré au conseil d’administration. Quand une société d’État inclut d’autres éléments d’information dans la version papier du document ou dans ses pages Web, l’équipe d’audit doit demander à la direction de la société de recenser toutes les pages qui mentionnent le BVG ou le rapport et de revoir l’information en question pour obtenir l’assurance qu’elle ne nuit pas à la crédibilité du rapport et qu’elle est conforme au mandat d’audit pour l’examen spécial et à l’information que l’équipe a obtenue lors de l’exécution de ses travaux.

Dans des cas exceptionnels, certains renseignements contenus dans un rapport d’examen spécial peuvent être retirés de la version rendue publique. Le retrait signifie la suppression de renseignements classifiés figurant dans un document mis à la disposition du public. Le retrait de renseignements ne peut se faire que lorsque le rapport d’examen spécial renferme des renseignements classifiés qui ne peuvent pas être rendus publics. Les renseignements classifiés sont ceux qui sont cotés Très secret, Secret ou Confidentiel.

Une classification de sécurité peut être attribuée à des renseignements pour diverses raisons. Conformément à la Loi sur l’accès à l’information, les sociétés d’État peuvent refuser de communiquer au public tout document touchant, entre autres, les domaines suivants :

La société est responsable de classifier son information. Il peut toutefois arriver que l’équipe chargée de l’examen spécial soit en désaccord à propos d’une cote de sécurité attribuée par la société ou à propos de la publication d’une version du rapport duquel certains renseignements classifiés auraient été supprimés. La direction et le conseil d’administration doivent discuter de tout retrait de renseignements avec le responsable de mission et, si nécessaire, avec le vérificateur général adjoint responsable de l’équipe d’audit. L’équipe obtiendra ensuite l’approbation du vérificateur général.

5. Dépôt

Après que le rapport d’examen spécial a été rendu public par la société, il est reproduit dans la prochaine publication des rapports du vérificateur général qui sera présentée au Parlement.

Le vérificateur général produit à l’intention du président de la Chambre des communes un préavis écrit de trente jours l’avisant de son intention de rendre ses prochains rapports prêts pour dépôt.

Le jour du dépôt d’un rapport du vérificateur général à la Chambre des communes, le BVG participe à :

Séance d’information à huis clos à l'intention des parlementaires

Tous les députés et les sénateurs sont invités.Lorsqu'ils se présentent à la séance, ils reçoivent un exemplaire du rapport et des documents de communications connexes.

Séance à huis clos pour les médias

Les membres accrédités de la Tribune de la presse parlementaire qui participent à la séance à huis clos des médias reçoivent un exemplaire du rapport et du matériel de communication sur celui-ci.

Conférence de presse

Seuls les membres accrédités de la Tribune de la presse parlementaire peuvent assister à la conférence de presse.

La société doit prendre ses propres dispositions pour visionner la conférence de presse, soit à la Tribune de la presse parlementaire, soit en ligne.

Interviews des médias

Le vérificateur général reste à la disposition des journalistes après le dépôt du rapport pour répondre à leurs questions.

Dans certains cas, des députés, des sénateurs, des journalistes ou des membres du public désirent obtenir des renseignements supplémentaires sur les entités auditées ou sur des sujets qui ne sont pas traités dans le rapport.

Conformément à sa politique, le BVG ne fournit pas d’autre information que celle contenue dans le rapport. En conséquence, le BVG renvoie à la société toute question qui nécessite de plus amples renseignements ou de l’information contextuelle.

6. Après l’examen spécial

Dans le but d’évaluer son rendement et de recenser les secteurs où des améliorations peuvent être apportées, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) croit qu’il est important d’obtenir une rétroaction des sociétés d’État qui ont récemment fait l’objet d’un examen spécial.

C’est pourquoi il mène des sondages postérieurs à l’examen sur divers aspects de l’expérience d’examen une fois les rapports achevés.

Le président du conseil d’administration et le premier dirigeant de la société d’État reçoivent le questionnaire et doivent y répondre rapidement. Un sommaire des résultats du sondage est présenté au Parlement dans le rapport sur le rendement du BVG.

Le vérificateur général et d’autres représentants du BVG sont souvent invités à comparaître devant les comités de la Chambre des communes et du Sénat pour répondre à des questions sur les rapports après leur dépôt.

Le vérificateur général est invité le plus souvent à comparaître devant le Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes, qui a expressément le mandat d’étudier tous les rapports du vérificateur général et d’en faire rapport. Il étudie aussi les rapports sur les plans et les priorités et les rapports sur le rendement annuel du BVG. De plus, d’autres comités parlementaires tiennent des audiences sur des questions soulevées dans les rapports du vérificateur général.

Le Comité permanent des comptes publics invite généralement le premier dirigeant et d’autres représentants des sociétés d’État à comparaître en même temps que le vérificateur général et ses cadres supérieurs.

Le Comité permanent des comptes publics a adopté la motion suivante :

« Que toute organisation qui a fait l’objet d’une vérification ou d’un examen spécial de la part du Bureau du vérificateur général du Canada, fournisse un plan d’action détaillé pour donner suite aux recommandations de la vérification qui ont été convenues – avec des mesures précises, les délais d’exécution et les noms des responsables – au Comité des comptes publics et au Bureau du vérificateur général du Canada dans les six mois suivant le dépôt de la vérification à la Chambre des communes; et

  • Que les organisations qui sont invitées à comparaître devant le Comité des comptes publics pour discuter des conclusions d’une vérification remettent si possible un plan d’action au Comité avant la tenue de la séance; et
  • Que les plans d’action et les rapports d’étape reçus par le Comité soient publiés sur son site Web. »

Un plan d’action doit indiquer notamment les mesures précises pour donner suite aux recommandations, les échéances prévues et les responsables de la mise en œuvre de ces mesures. Les sociétés d’État qui sont invitées à comparaître devant le Comité permanent des comptes publics pour discuter des constatations d’audit devraient fournir ce plan d’action au Comité et au BVG avant la tenue de l’audience.

L’équipe d’audit peut parfois cerner des questions moins importantes que celles contenues dans le rapport déposé à la Chambre des communes ou qui n’ont pas fait l’objet de l’audit mais qui, selon elle, présentent un intérêt pour la société. S’il y a lieu, l’équipe communique ces questions au premier dirigeant ou à la fonction d’audit interne au moyen :

Lorsque le BVG fait parvenir une lettre à la gestion, il peut demander à la société de répondre par écrit aux questions soulevées dans la lettre, et notamment d’indiquer les mesures qui seront prises et la date d’achèvement cible.

Le BVG peut aussi décider de faire le suivi de ces questions à une date ultérieure.

7. Accès à l'information et sécurité

En conformité avec les lois fédérales en vigueur, les équipes d’audit du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) ont le droit d’accéder à ce qui suit au sein des sociétés :

Les auditeurs du BVG ont le droit de recevoir tous les renseignements qu’ils jugent pertinents et nécessaires pour leur permettre d’exécuter leurs audits et leurs examens. Les auditeurs peuvent demander des documents, des rapports et des explications aux fonctionnaires ainsi qu’aux cadres, aux employés ou aux mandataires des sociétés d’État.

À mesure que les auditeurs du BVG font part à la société des renseignements dont ils ont besoin et des entrevues qu’ils veulent réaliser, les responsables au sein de la société doivent leur donner l’accès requis. L’information que la société doit fournir, sur demande, peut viser toutes les formes de communication – écrite, orale et visuelle, sur support papier ou électronique, et concerner tant les ébauches que les versions définitives des documents, à l’exception des ébauches des documents rattachés aux présentations au Conseil du Trésor.

Les auditeurs du BVG ont le droit de prendre connaissance de documents qui sont peut-être protégés par le secret professionnel de l’avocat ou d’autres privilèges. Pour garantir le respect de tels privilèges quand des documents protégés sont remis aux auditeurs, le BVG fait officiellement une demande d’accès à ces documents au début de l’audit.

Le BVG envoie au premier dirigeant de la société une lettre de mission et au sujet du secret professionnel de l’avocat pour demander l’accès en temps opportun à l’information et aux employés de l’entité, en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par la Loi sur la gestion des finances publiques et, entre autres, aux documents qui sont peut-être protégés par le secret professionnel de l’avocat ou d’autres privilèges.

Le premier dirigeant confirme par écrit que la société respectera l’obligation que lui impose la Loi et que la remise de ces documents au BVG ne constitue pas une renonciation aux privilèges qui leur sont rattachés. Cet échange de lettres garantit le caractère privilégié de l’information fournie au BVG aux fins de l’audit.

Le BVG respecte la confidentialité des documents et n’y fait pas référence dans ses rapports.

L’entité doit mettre le personnel requis à la disposition de l’équipe d’audit dès que celle-ci identifie les personnes qu’elle veut interviewer. Il n’est pas acceptable ni approprié que la société prépare le personnel en vue d’une entrevue, ni qu’elle filtre l’information demandée par le BVG. En règle générale, seuls les employés qui sont interviewés assistent aux entrevues, afin de favoriser l’obtention de réponses franches et complètes. Dans certaines circonstances, l’équipe d’audit et la société pourront convenir qu’il est approprié que des observateurs assistent à une entrevue, mais cette décision appartient au BVG.

Deux décrets confirment le droit d’accès du BVG aux documents confidentiels du Cabinet, les C.P. 1985-3783 et C.P. 2006-1289.

Une entité auditée a la responsabilité d’informer les auditeurs du BVG de l’existence de :

Ces documents sont mis à la disposition du vérificateur général dans le cadre d’un processus distinct qui fait intervenir le Bureau du Conseil privé ou le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, selon le cas.

Le fait qu’un document ne puisse être rendu public dans le cadre d’une demande d’accès à l’information n’est pas une raison valable pour en refuser l’accès au personnel du BVG. Les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information ne s’appliquent pas quand il est question de l’accès du BVG à l’information à des fins d’audit.

Les auditeurs qui éprouvent des difficultés à obtenir l’information demandée au cours d’un audit, comme un problème de retard, le signaleront au responsable de mission. Si les difficultés persistent, le responsable de mission tentera de résoudre la question avec l’agent de liaison de la société ou, si cela est nécessaire, avec la haute direction.

Dans certains cas, un retard à produire l’information ou les documents demandés équivaut à un refus d’accès. Le vérificateur général peut signaler ces cas au Parlement

Le BVG préfère obtenir l’information sous forme électronique, mais accepte les copies papier.

L’information peut comprendre toutes les formes de communication – écrite, orale et visuelle, ou électronique – sous forme d’ébauches ou de versions définitives.

La liste des formes de l’information fournie par l’entité peut comprendre, sans s’y limiter :

Les auditeurs peuvent extraire une partie de l’information et la photocopier, à moins que cette information ne soit protégée par une cote de sécurité qui l’interdit.

L’équipe d’audit tient un registre des documents demandés et reçus au cours de l’audit.

Le droit d’accès à l’information et à l’information privilégiée s’applique :

Les représentants de la société doivent demander aux employés de se tenir à la disposition des auditeurs et de mettre l’information à leur disposition comme ils le feraient pour toute autre activité importante de la société. Il est essentiel que les auditeurs aient accès à l’information dans les délais fixés dans le plan d’examen spécial. Les représentants de la société doivent répondre le plus rapidement possible aux demandes d’information du BVG.

Des facteurs tels que le format de l’information demandée et l’endroit où elle se trouve ou la disponibilité d’une personne peuvent influer sur la rapidité avec laquelle les auditeurs obtiennent l’information.

Information Échéance

Facilement accessible

Cinq jours ouvrables

Information exigeant d’être compilée (c.-à-d. manipulation de données, recherches d’archives)

L’équipe d’audit et les représentants de la société en discutent et conviennent d’une échéance

Les membres de l’équipe d’audit ont accès au sein de la société :

Les auditeurs doivent respecter les mêmes exigences en matière de sécurité que le personnel de la société.

Au début d’un audit, l’équipe d’audit communique à l’agent de liaison de la société la liste des noms et des cotes de sécurité des employés du BVG et du personnel contractuel qui sont affectés à l’audit. Si des changements sont apportés à cette liste au cours de l’audit, l’équipe en fait part à l’agent de liaison.

8. Utilisation et traitement de l’information

Au cours du processus d’examen spécial, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) et la société échangent de l’information qui doit être utilisée et traitée avec la diligence requise.

Le respect de la confidentialité des affaires de la société constitue l’un des principes sous-jacents de l’audit.

Le BVG déploie tous les efforts nécessaires pour que l’information d’audit demeure en sa possession. Le Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du Bureau du vérificateur général du Canada exige que tous les membres du personnel connaissent les règles de sécurité applicables à leur travail et qu’ils considèrent ces règles comme une responsabilité personnelle essentielle et importante.

Pour toute information qu’ils reçoivent de la société, les auditeurs doivent respecter, à tout le moins, les mêmes exigences de sécurité que les employés de la société.

Le tableau suivant illustre les diverses façons utilisées par le BVG pour assurer la confidentialité des documents de l’entité.

Calendrier Documents du BVG Documents de la société

Début de l’audit

  • Lettre de mission et au sujet du secret professionnel de l’avocat
  • Lettre de reconnaissance du premier dirigeant de la société

Fin de l’étape de la planification

  • Plan d’examen spécial
  • Lettre de reconnaissance du premier dirigeant de la société du caractère valable des critères

Étape du rapport

  • Ébauche du directeur principal (PX)
  • Ébauche de transmission du comité d’audit
  • Lettre de confirmation du premier dirigeant de la société de l’information soumise
  • Lettre de reconnaissance du fondement factuel du rapport et du caractère définitif et qu’il contient les réponses définitives aux recommandations

Une semaine après avoir achevé le rapport

  • Retour de tous les documents papier contrôlés du BVG, le cas échéant

Au cours de l’audit, l’équipe fournit à la société des documents contrôlés, comme l’ébauche du rapport du directeur principal (PX) et l’ébauche de transmission du comité d’audit. S’il est jugé nécessaire, l’équipe d’audit peut aussi envoyer le plan d’examen spécial comme un document contrôlé. Ces documents contrôlés sont la propriété du BVG.

Les représentants de la société doivent respecter la confidentialité du contenu des documents contrôlés du BVG et s’assurer que ces documents ne sont pas copiés, photocopiés, distribués, publiés à nouveau, téléchargés, affichés, ou transmis de quelque façon ou par quelque moyen que ce soit sans le consentement écrit préalable du BVG.

Les renvois aux documents contrôlés ne doivent contenir que les numéros de section et de paragraphe. Le caractère confidentiel du contenu de ces documents doit être respecté. La divulgation des constatations du vérificateur général avant l’approbation du conseil d’administration est considérée comme une violation des droits et des privilèges du conseil.

À moins d’avis contraire, les documents contrôlés du BVG sont transmis électroniquement à l’agent de liaison de la société et aux destinataires désignés à l’avance. Ces documents sont accessibles uniquement pendant une période donnée, jusqu’à l’expiration du droit d’accès. À la demande de l’entité, l’équipe peut fournir un maximum de deux copies papier des documents contrôlés du BVG.

Lorsque des documents papier contrôlés du BVG sont envoyés, ils sont numérotés et ils doivent être retournés au BVG dans la semaine qui suit l’achèvement du rapport.

Les sociétés doivent assurer le suivi de tous les documents papier contrôlés distribués à l’interne, le cas échéant, et les retourner au BVG. Elles ne sont pas autorisées à détruire ou à déchiqueter ces documents. De plus, elles doivent prévenir sans délai le BVG si un document papier contrôlé est perdu ou rendu public.

Aux termes du paragraphe 16.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information, le vérificateur général du Canada doit refuser de communiquer les documents demandés en vertu de cette loi qui contiennent des renseignements obtenus ou compilés par le BVG, ou pour son compte, dans le cadre d’une enquête, d’un examen ou d’un audit réalisé par lui ou sous son autorité. Les membres du public ne peuvent pas consulter les plans d’examen spécial, ni les ébauches de rapports d’examen spécial ni les autres documents de l’examen spécial détenus par le BVG, tels que les feuilles de travail.

Au début de l’audit, l’agent de liaison de la société auprès du BVG confirme par courriel la préférence linguistique de l’entité pour l’audit et en particulier pour le plan d’examen spécial, l’ébauche du PX et l’ébauche de transmission du comité d’audit.

9. Relations avec les services d’audit interne

Au cours d’un examen spécial, l’équipe d’audit doit souvent s’entretenir avec le service d’audit interne de la société auditée.

Ce service d’audit interne assure habituellement la liaison avec le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) et facilite les échanges d’information et l’accès aux employés de la société.

Réunion But de la réunion Participants

Réunion d’introduction

  • Discuter de l’audit afin que l’équipe d’audit puisse mieux comprendre les secteurs visés par l’audit
  • Représentants concernés (déterminés par le responsable de mission, en consultation avec l’agent de liaison de la société)

Réunions suivantes

  • Recueillir l’information
  • Uniquement les employés qui doivent fournir de l’information aux auditeurs (les représentants du service d’audit interne et l’agent de liaison n’assistent pas à ces réunions)

Réunions tenues au cours de l’étape du rapport

  • Obtenir les vues des cadres supérieurs
  • Cadres supérieurs

Le service d’audit interne doit demander aux employés de se tenir à la disposition des auditeurs et de mettre l’information à leur disposition comme ils le feraient pour toute autre activité importante de la société.

Le service d’audit interne veille à ce que les représentants concernés de l’entité assistent à la réunion d’introduction pour discuter de l’audit prévu.

Au cours de la validation des faits et de l’examen de l’ébauche du directeur principal (PX), l’agent de liaison de la société auprès du BVG doit faciliter le processus visant à obtenir et à coordonner les réponses des parties responsables de la société et fournir à l’équipe d’audit :

Au cours de l’étape du rapport de l’examen spécial, l’agent de liaison de la société auprès du BVG doit faciliter l’accès du BVG aux cadres supérieurs afin d’obtenir leurs vues.

Lors de la coordination des réponses aux recommandations, l’agent de liaison de la société auprès du BVG doit veiller à ce que celle-ci fournisse les réponses définitives à l’ébauche de transmission du rapport du comité d’audit dans les deux langues officielles et dans les délais prévus afin qu’elles soient publiées dans le rapport définitif.

La société doit mettre le personnel requis à la disposition de l’équipe d’audit dès que celle-ci identifie les personnes qu’elle veut interviewer. Il n’est pas acceptable ni approprié que le service d’audit interne prépare le personnel avant une entrevue, ni qu’elle filtre l’information demandée par le BVG.

L’équipe d’audit informe l’agent de liaison de la société auprès du BVG :

Généralement, l’équipe d’audit et l’agent de liaison de la société auprès du BVG établissent dès le début de l’audit des modalités visant à assurer une communication continue, telle que des réunions à des moments prédéterminés.